Word 2010

 Word 2010 एक एप्लीकेशन सॉफ्टवेयर है, जिसका इस्‍तेमाल लेटर्स, एसए, स्‍टेटमेंट, रिपोर्ट की तरह टेक्‍स्‍ट बेस डॉक्युमेंट्स बनाने के लिए इस्तेमाल होता है। इसके अलावा वर्ड में आप मार्केटिंग उद्देश्य के लिए लेटर को एक साथ कई एड्रेस पर भेज सकते हैं। एमएस वर्ड में आप वेब पेज भी बना सकते हैं।

एमएस वर्ड को वर्ड प्रोसेसर के रूप में इस्तेमाल किया जाता है।

Getting Started :

Learn MS Word Hindi. एमएस वर्ड 2010 को स्‍टार्ट करने के लिए Word 2010 के डेस्‍कटॉप आइकन पर क्लिक करें या Start-All Programs-Microsoft Office-Microsoft Word 2010 में जाएं।

 

Window of Word 2010 looks like –

Office Element :

1) Title Bar :

यह वर्ड विंडो के सबसे उपर स्थित होता है। यह जिस डॉक्युमेंट्स में आप वर्तमान में काम कर रहे हैं उसका नाम डिस्‍प्‍ले करता है। टाइटल बार के दाईं ओर Minimize, Maximize/Restore और Close के बटन होते है। और इसके लेफ्ट साइड में एक Quick Access टूल बार होता है।

 

2) Ribbon:

रिबन पहले के वर्जन के मेनू और टूलबार की जगह में आया हैं। इसमें विशिष्‍ट टास्‍क से संबंधित कमांडस् को ब्राउज़ करने के लिए टैब होते है। इसके आगे यह टैब ग्रुप में डिवाइड होते हैं।

हम इस रिबन को हाइड भी कर सकते है, इसके लिए इस रिबन पर कहीं भी राइट क्लिक कर Minimize the Ribbon button पर राइट क्लिक करें या फिर राइड साइड के Minimize the Ribbon (Ctrl+F1) बटन पर क्लिक करें। रिबन को हाइड करने पर आपको काम करने के लिए अधिक स्‍पेस मिलती है। रिबन को फिर से अनहाइड करने के लिए Expand the Ribbon (Ctrl+F1) बटन पर क्लिक करें।

 

Ribbon Contains Three Main Parts –

i) Tabs – यह टास्‍क ओरिएंटेड होते है और रिबन के टॉप पर स्थित होते हैं। उदाहरण के लिए, Home, Inset, Page Layout आदि।

ii) Groups- प्रत्येक टैब आगे सब टास्‍क में डिवाइड किया गया है। उदाहरण के लिए, Home टैब को Clipboard, Font, Paragraph, Styles और Editing ग्रुप में बांटा गया है। हर ग्रुप के राइट साइड में एक छोटा ऐरो होता है, जिसे Dialog Box Launcher कहा जाता है। इसपर क्लिक करने पर अतिरिक्त ऑप्‍शन उपलब्‍ध होते है।

iii) Command Buttons – यह बटन्‍स प्रत्येक ग्रुप के रिलेटिव होते हैं। उदाहरण के लिए, Font ग्रुप में Bold, Italic, Underline आदि कमांडस् बटन्‍स शामिल होते है।

 

Tabs That Appear Only When You Need Them

उपर दिए गए टैब्‍स के अलावा,  यहाँ टैब्स के अन्य प्रकार भी हैं। लेकिन वे जब आप उनसे संबंधित टास्‍क कर रहे होते है, तभी दिखाई देते है।

 

Contextual Tools : जब आप किसी ऑब्‍जेक्‍ट पर काम कर रहे होते है और जब आप उस ऑब्‍जेक्‍ट को सिलेक्‍ट करते है, तब यह टैब आपको दिखाई देगा।

e.g. –

वर्ड में एक इमेज इन्सर्ट करें।

जब आप इमेज को सिलेक्‍ट करेंगे, तब आप Format Tab रिबन के राइट साइड में देख सकते है।

 

3) File Button :

यह बटन वर्ड विंडो के उपर लेफ्ट कॉर्नर में होता है। इस बटन पर New, Open, Save, Save As, Print and Close जैसे कमांड के बटन होते है।

 

4) Quick Access Toolbar:

Office बटन के राइट साइड में Quick Access Toolbar होता है, जिसमें हमेशा इस्‍तेमाल होने वाले आइटम के बटन होते है। उदा, Save, और Undo या Redo बटन। इस टूलबार में और बटन्‍स को एड करने के लिए इसके राइड साइड के छोटे ऐरो पर क्लिक करें‍।

 

5) The Status Bar

स्‍टेटस बार विंडो के निचे स्थित होता है और इसमें वर्तमान पेज नंबर, सेक्‍शन, डॉक्युमेंट्स में कुल शब्‍दों की संख्‍या आदि डिस्‍प्‍ले होता है। इस बार पर राइट क्लिक कर आप अन्‍रू ऑप्‍शन सिलेक्‍ट कर सकते है।

 

5) Zoom Slider

विंडो के राइट कॉर्नर में स्‍टेटस बार पर यह Zoom slider होता है। डॉक्युमेंट को अलग अलग जूम के परसेंटेज देखने के लिए प्‍लस या माइनस बटन पर क्लिक करें।

 

6) Document View Buttons

Zoom Slider के लेफ्ट साइड में Document View बटन्‍स होते है। अपने डॉक्‍युमेंट को Print Layout, Full Screen, Web Layout, Outline या Draft में देखने के लिए आप इनमेंसे किसी एक पर क्लिक कर सकते है।

Menu In MS Word 2010:

1) File :

File मेनू में निचें के कमांडस्‍ है:

a) Save (Ctrl+S) : इस कमांड को डॉक्‍युमेंट सेव करने के लिए यूज किया जाता है। जब आप इस कमांड पर क्लिक करते है, तब निचें का एक डायलॉग बॉक्‍स दिखाई देता है।

File Name : यहाँ आप फाइल के लिए नाम दे सकते है।

Save As : यहाँ फाइल फॉर्मेट  एक लिस्‍ट होती है, जिसमें वह फाइल सेव होती है। डिफ़ॉल्ट रूप से यहाँ Word Document फॉर्मेट सिलेक्‍ट होता है, जिसमें यह डॉक्‍युमेंट वर्ड 2010 के फॉर्मेट मे सेव किया जाता है।

अगर आप पूराने वर्जन में सेव करना चाहते है, तो Word 97-2003 फॉर्मेट को सिलेक्‍ट करें।

यदि आप इस फाइल को पीडीएफ फॉर्मेट में सेव करना चाहते है, तो PDF सिलेक्‍ट करें।

यदि आप इस फाइल को वेब पेज फॉर्मेट में सेव करना चाहते है, तो web page सिलेक्‍ट करें।

Tools : यह बटन Save के लेफ्ट साइड में होता है। इसमें डॉक्‍युमेंट सेव करने के लिए अतिरिक्‍त्‍ ऑप्‍शन होते है। यहाँ आप अपने डॉक्‍युमेंट को प्रोटेक्‍ट करने के लिए पासवर्ड सेट कर सकते है।

 

b) Save As :

यदि आप पहले से क्रिएट फाइल को दूसरे नाम से या दूसरे फॉर्मेट में सेव करना चाहते है, तो Save As कमांड का उपयोग करें।

 

c) Open (Ctrl+O):

पहले से क्रिएट डॉक्‍युमेंट फाइल को ओपन करने के लिए यह कमांड होती है। जब आप इस कमांड पर क्लिक करते है, तब एक डॉयलॉग बॉक्‍स ओपन होता है, जिसमें आपको अपने फाइल का पाथ देता है। फिर Open बटन पर क्लिक करना होता है।

 

d) Close :

बिना एमएस वर्ड क्‍लोज किए ओपन फाइल को क्‍लोज करने के लिए इस कमांड का उपयोग करें।

 

e) Info :

इसमें करंट डॉक्यूमेंट से संबंधित निम्‍न जानकारी होती है –

i) Product Activation : इसमें Office 2010 के लाइसेंस की जानकारी होती है।

ii) Permission : दूसरे यूजर्स से अपने फाइल को प्रोटेक्‍ट करने के लिए यहाँ आप एक पासवर्ड सेट कर सकते है। लेकिन याद रहे की अगर आप यह पासवर्ड भूल गए तो इस पासवर्ड को पुनः प्राप्त नही कर सकते।

f) Recent :

यहाँ पिछली बार ओपन किए डॉक्‍यूमेंट फाइलों की एक लिस्‍ट होती है, जिनपर क्लिक करने से आप तुरंत वे फाइलें ओपन कर सकते है।

 

g) New (Ctrl+N):

इस कमांड को उपयोग एक ब्‍लैंक डॉक्‍यूमेंट क्रिएट करने के लिए होता है। इसके साथ ही यहाँ कई टेम्प्लेट्स भी होते है।

 

h) Print (Ctrl+P):

डॉक्‍यूमेंट को प्रिंट करने के लिए इस कमांड का उपयोग होता है। इसमें निचें के ऑप्‍शन होते है –

i) Print : इस बटन पर क्लिक करने पर फाइल को प्रिंट करने के लिए भेज दिया जाता है।

ii) Copies : यहाँ से आप इस डॉक्‍यूमेंट की कितनी कॉपीज़ प्रिंट करनी है यह तय कर सकते है।

iii) Printer : यहाँ आपके पीसी पर इंस्‍टॉल प्रिंटर कि लिस्‍ट होती है, जिसमें से आपको प्रिंटर सिलेक्‍ट करना होता है।

iv) Settings : यहाँ इस फाइल के कौनसे पेजेस को प्रिंट करना है, यह तय कर सकते है।

Print in MS Word

 Print Preview in MS Word

एमएस वर्ड में प्रिंट प्रीव्यू नाम की एक सुविधा उपलब्ध है जिसके माध्यम से किसी डॉक्यूमेंट को छापने से पहले ही स्क्रीन पर देखा जा सकता है कि वह डॉक्यूमेंट छपने के बाद कैसा लगेगा डॉक्यूमेंट को प्रिंट होने से पहले इस प्रकार देख लेना हमेशा अच्छा रहता है ताकि डॉक्यूमेंट में कोई जानकारी ठीक ना होने पर आप उसे तुरंत सुधार सकते हैं इस ऑप्शन के द्वारा आप एक या एक से अधिक पेज एक साथ देख सकते है|

Print Preview देखने के लिए स्टैंडर्ड टूल बार के प्रिंट प्रीव्यू बटन को क्लिक कीजिए अथवा फाइल मेनू में स्थित प्रिंट प्रीव्यू ऑप्शन को सिलेक्ट कीजिए ऐसा करते ही MS Word की स्क्रीन पर डॉक्यूमेंट छोटे रूप में दिखाई देने लगेगा |

इस स्क्रीन में एक नई टूल बार दिखाई देगी जिसे प्रिंट प्रीव्यू टूल बार कहते हैं इस टूल बार में कई बटन होते हैं जिनमें से मुख्य बटन का प्रयोग निम्न प्रकार किया जाता है |

प्रिंट :- इस बटन को क्लिक करने से डिफॉल्ट प्रिंटर डॉक्यूमेंट को प्रिंट करना स्टार्ट कर देगा|

मैग्निफायर :- इस बटन को क्लिक करने से डॉक्यूमेंट के पेज के आकार को बड़ा करके देखा जा सकता है माउस बटन को स्क्रीन पर कहीं भी क्लिक करने पर स्क्रीन अपने पूर्व रूप में आ जाती है |

एक पेज :- इस बटन पर क्लिक करने पर एक बार में एक पेज दिखाई देगा |

Multiple page :- इस बटन पर क्लिक करने पर एक साथ एक से अधिक पेज दिखाई देंगे |

Close review :- इस बटन को क्लिक करने पर प्रिंट प्रीव्यू की विंडो गायब हो जाएगी और आप फिर एम एस वर्ड की विंडो पर वापस आ जाएंगे |

Printing a Document

किसी भी डॉक्यूमेंट को प्रिंट करने से पहले हमारे कंप्यूटर में प्रिंटर इनस्टॉल होना जरुरी हैं, यदि आपने प्रिंटर इनस्टॉल कर लिया हैं और आप किसी डॉक्यूमेंट के सभी पेज की केवल एक-एक प्रति छपवाना चाहते हैं तो स्‍टैण्‍डर्ड टूल बार में ‘Print’ बटन को क्लिक कीजिए, ऐसा करने पर आपका डॉक्यूमेंट प्रिंटर के द्वारा प्रिंट कर दिया जायेग|

यदि आपके पास कई प्रिंटर है और उनमें से किसी एक को चुनना चाहते हैं या आप पूरे डॉक्यूमेंट के बजाय कुछ सिलेक्ट किये हुए पेज प्रिंट कराना चाहते हैं अथवा एक से अधिक प्रतियां निकलवाना चा‍हते हैं, तो स्‍टैण्‍डर्ड टूल बार के बजाय ‘File’ मेन्‍यू के ‘Print option’ का प्रयोग कीजिए, यह आदेश देते ही आपकी स्‍क्रीन पर प्रिंट डायलॉग बॉक्‍स दिखायी देगा।

1. इस डायलाग बॉक्‍स में कई भाग हैं, ‘Printer’ वाले भाग में Name list box में प्रिंटर का नाम सिलेक्ट किया जाता हैं इस बॉक्‍स में दिखाई देने वाले चिन्‍ह अर्थात छोटे बटन को क्लिक करने पर आपके कम्‍प्‍यूटर में इनस्टॉल हो चुके सभी प्रिंटरों की सूची दी जाती हैं, जिनमें से किसी भी एक प्रिंटर को आप चुन सकते हैं।

2. ‘Page Range’ वाले भाग में प्रिंट किये जाने वाले पेजों को बताया जाता हैं यदि आप खुले हुए डॉक्यूमेंट के सभी पेजों को प्रिंट करना चाहते हैं तो ‘All’ रेडियो बटन को क्लिक करके सेट कर दीजिए, यदि केवल वर्तमान पृष्‍ठ (अर्थात् डॉक्यूमेंट में कर्सर वाले पृष्‍ठ) को ही छपवाना हो, तो ‘Current Page’ रेडियो बटन को सेट कीजिए, यदि इनके अलावा किन्‍हीं विशेष पृष्‍ठों को छपवाना चाहें, तो पहले ‘Pages’ रेडियो बटन को सेट करके उसके सामने के टैक्‍स्‍ट बॉक्‍स में उन पृष्‍ठों की संख्‍याएं अर्द्ध विराम (Comma) लगा-लगाकर भर दीजिए, उदाहरण के लिए, यदि आप पृष्‍ठ संख्‍या 2, 4, से 8, 10, 14 से 16, तथा 23, को छपवाना चाहते हैं तो बॉक्‍स में ‘2,4-8,10,14-16,23’ भरना चाहिए।

3. प्रिंट डायलाग बॉक्स के ‘Copies’ वाले भाग में छापी जाने वाली प्रतियों की संख्‍या दी जाती हैं। इसके लिए ‘Number of Copies’ स्पिन बॉक्‍स में वह संख्‍या भर दीजिए या स्पिन बटनों को क्लिक करके सही संख्‍या सेट कीजिए |

4. इसी भाग में ‘Collate’ का चेक बॉक्‍स होता हैं जो प्रिंट का क्रम तय करता हैं, उदाहरण के लिए, मान लीजिए कि आपके डॉक्यूमेंट में 5 पेज हैं और उस डॉक्यूमेंट की 4 प्रतियां छपवाना चाहते हैं, अब यदि आपने ‘Collate’ को सेट किया हैं, तो पहले एक प्रति के सभी पृष्‍ठ छापे जाएंगे, फिर दूसरी प्रति के छापे जाएंगे अर्थात् प्रत्‍येक प्रति अलग-अलग सेट के रूप में छापी जाएगी, यह विकल्‍प न चुनने पर प्रत्‍येक पृष्‍ठ की 4-4 प्रतियां एक साथ छापी जाएंगी और सेट आपको हाथ से तैयार करने होंगे।

‘Collate’ विकल्‍प चुनने पर प्रिंटर थोड़ा धीमा हो जाता हैं, परन्‍तु आधुनिक पेंटियम कम्‍प्‍यूटरों में इससे कोई विशेष अन्‍तर नहीं पड़ता।

प्रिंट डायलाग बॉक्‍स में सभी आवश्‍यक सेटिंग करने और प्रिंटर में कागज लगाकर ऑन लाइन करने के बाद ‘OK’ बटन को क्लिक कीजिए, इससे प्रिंटिंग की प्रक्रिया शुरू हो जाएगी।

MS Word में Page Setup Option

 Page Formatting & Page Setup

वर्ड में प्रिन्‍ट निकालने से पहले अपने डॅाक्‍यूमेन्‍ट का पेज सेटअप करना अति आवश्‍यक होता है पेज सेटअप से या पेज सेटअप का मतलब डॉक्‍यूमेंट का साइज उसके चारों तरफ का मार्जिन और उसके आडा या तिरछा होने से है  वर्ड में कोई भी काम करने से पहले हमें यह सुनिश्चित करना होता है कि हम कौन सा पेज साइज चुने जो हमारे पास उपलब्‍ध हो उसके चारो तरफ टाइप करते समय कितनी जगह छोडे आदि

MS Word में किसी भी Document में पेजों की formatting करने के लिए Page Setup Option का Use किया जाता हैं, पेज में मार्जिन सेट करने के लिए, पेपर साइज़ सेट करने के लिए, पेज का आकार बदलने के लिए किया जाता हैं|

Page Setup Dialog box को Open करने के लिए हम File Menu के Page Setup Dialog box पर Click करते हैं| यह dialog box तीन tab sheet margin, Paper और Layout में divide होता हैं| इसमें margin tab sheet का use पेज का मार्जिन सेट करने के लिए किया जाता है जैसे- left, right, top, bottom, Gutter तथा इसके द्वारा हम पेज का Orientation भी Set कर सकते हैं जैसे Portrait तथा Landscape| यदि हमे Page को Horizontally Print करने है तो हम इसका Orientation landscape सेट करते हैं और यदि हमे इसे Vertically Print करना है तो हम इसका Orientation Portrait सेट कर सकते हैं|

Paper tab sheet का use प्रिंट किये जाने वाले पेपर की Size सेट करने के लिए किया जाता हैं | यहाँ पर पेपर की कई Size दी रहती हैं जैसे – Letter, A4, A3, A5, Legal Custom आदि |

पेज Setup dialog box के Layout sheet tab का use पेज का layout सेट करने के लिए किया जाता हैं|

Margin Tab

margin tab sheet का use पेज का मार्जिन सेट करने के लिए किया जाता है Page Margin चार प्रकार के होते हैं |

Left

Right

Top

Bottom

Left Margin: – Left Margin का प्रयोग पेज के बायीं ओर स्थान छोड़ने के लिए किया जाता हैं|

Right Margin: – Right Margin का प्रयोग पेज के दायी ओर स्थान छोड़ने के लिए किया जाता हैं|

Top Margin: – Top Margin का प्रयोग पेज के उपरी भाग में स्थान छोड़ने के लिए किया जाता हैं|

Bottom Margin: – Bottom Margin का प्रयोग पेज के निचले भाग में स्थान छोड़ने के लिए किया जाता हैं |

Orientation

Orientation का use पेज का आकार बदलने के लिए किया जाता हैं| ये 2 प्रकार का होता हैं |

Portrait

Landscape

Portrait: – पेज को vertically प्रिंट करने के लिए Portrait Option का Use किया जाता हैं|

Landscape: – पेज को horizontally प्रिंट करने के लिए Landscape Option का Use किया जाता हैं|

Paper Size

इस Option का Use पेज की साइज़ को बदलने के लिए किया जाता हैं | जैसे – A4, A3, A5, Letter, Legal, Custom आदि |

Saving the document in MS Word

 Saving the document (डॉक्यूमेंट को सुरक्षित करना)

जब तक किसी डॉक्यूमेंट को किसी डिस्क पर सुरक्षित नहीं किया जाता तब तक वह केवल मुख्य मेमोरी में स्टोर रहता है

और यदि किसी कारण से अगर बिजली चली जाए तो वह डॉक्यूमेंट नष्ट हो जाता है अर्थात आप उस फाइल को दोबारा प्राप्त नहीं कर सकते इसलिए प्रत्येक डॉक्यूमेंट को Save करना आवश्यक है डॉक्यूमेंट को Save करने के बाद आप कभी भी उस डॉक्यूमेंट को Open करके पढ़ सकते हैं |

यदि किसी डॉक्यूमेंट को पहली बार तैयार किया जा रहा है तो आपको उस फाइल का कोई ना कोई नाम देना पड़ता है प्रारंभ में एम एस वर्ड द्वारा नए डॉक्यूमेंट का नाम Document 1,2, 3.. आदि रखे जाते हैं आप इन्हें बदल कर कोई भी नाम दे सकते हैं

डॉक्यूमेंट को Save करने के लिए फाइल मेन्यु में स्थित Save ऑप्शन को सिलेक्ट कीजिए या स्टैंडर्ड टूल बार में स्थित Save बटन पर क्लिक कीजिए ऐसा करने पर आपके स्क्रीन पर save as डायलॉग बॉक्स ओपन हो जाएगा|

डायलॉग बॉक्स में फाइल का नाम “File name” बॉक्स में तथा उसके फोल्डर का नाम “Save in” बॉक्स में दिया जाता है सामान्यतः हम My Document folder में सभी डॉक्यूमेंट सुरक्षित रखते हैं “Save as type” लिस्ट बॉक्स में फाइल का टाइप दिया जाता है यह सामान्यतः Word Document होता है जिससे फाइल के नाम में .doc एक्सटेंशन जोड़ दिया जाता है पहली बार कोई फ़ाइल सुरक्षित करने के लिए यह सूचना देना अनिवार्य है सभी जानकारी भरने के बाद “Save” बटन पर क्लिक कर देते हैं ऐसा करने पर आप की फाइल सुरक्षित हो जाएगी |

How to create a document in MS Word

 MS Word माइक्रोसॉफ्ट कंपनी द्वारा तैयार किया गया वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर है, इसके अंतर्गत हम अपनी आवश्यकतानुसार डॉक्यूमेंट को बनाते है तथा अपनी इच्छानुसार फॉर्मेट करते है |

MS Word में नए डॉक्यूमेंट को बनाने के स्टेप्स निम्नलिखित है |

Step 1-: Start Button पर क्लिक करते है |

Step 2-: इसके अंतर्गत Program Option के अंतर्गत MS Office में MSWord पर क्लिक करते है|

Step 3-: MS Word में Application Window हमारे सामने Screen पर प्रदर्शित होती है |

Step 4-: Application Window में Menu Bar के File Menu पर क्लिक करते है, इसके अंतर्गत Sub-menus की लिस्ट प्रदर्शित होती है 

Step 5-: Sub-menu की इस लिस्ट में से New Document Option पर Click करते है,तो Application Window में Right Side में Task Pane प्रदर्शित होगा |

Step 6-: इस Task Pane में Blank Document Option पर Click करते है तो हमारे सामने नया Document प्रदर्शित होता है | अब इस Document Window में टेक्स्ट टाइप करते है|

Step 7-: अंत में डॉक्यूमेंट को Save करते है |

How to use Help option in MS Word

 How to use Help option in MS Word

MS Word में यह option हमे सहायता उपलब्ध कराता हैं यहाँ हम MS Word से सम्बंधित किसी भी विषय पर सहायता प्राप्त कर सकते हैं इसके लिए हम F1 Key का भी प्रयोग कर सकते हैं इस Key को दबाने पर Office assistant नामक विकल्प प्रदर्शित होता हैं जहाँ हम अपना प्रश्न टाइप करके अपना उत्तर प्राप्त कर सकते हैं इसके अतिरिक्त दिखाई देने वाले किसी भी बटन आदि पर क्लिक करके उसके बारे में जानकारी पाने के लिए What’s This? नामक विकल्प भी मौजूद होता हैं |

हेल्प कैसे देखें ?

यदि किसी आइकॉन से सम्बंधित कोई जानकारी प्राप्त करनी हैं तो माउस का पॉइंटर उस आइकॉन पर कुछ क्षणों के लिए रोक दें, परिणामस्वरूप उस आइकॉन से सम्बंधित हेल्प स्क्रीन पर आ जाएगी इस स्क्रीन पर उस आइकॉन से होने वाले कार्यों की संक्षिप्त जानकारी दी जाती हैं |

MS Word Menu Options

 MS Word में सबसे ऊपर की दूसरे नंबर की बार को मेन्यु बार कहा जाता हैं  जिसमे कुल 9 मेन्यु होते हैं हर मेन्यु का प्रयोग अलग अलग कार्यो के लिए किया जाता हैं जैसे फाइल मेन्यु में फाइल से सम्बंधित ऑप्शन दिए रहते हैं इन्सर्ट मेन्यु में किसी भी ऑप्शन को इन्सर्ट करने से सम्बंधित ऑप्शन दिए रहते हैं |

MS Word Menu

File Menu in MS Word

इस मेन्यु की सहायता से फाईल से संबंधित कार्य को किया जाता है। इसके अंदर सोलह आॅप्शन होते है। जिनका प्रयोग फाईल मे किया जाता है। इसकी shortcut key alt+ F होती है। File Menu से सम्बंधित सभी ऑप्शन के बारे में जानने के लिए इस लिंक पर क्लिक करें|

Edit Menu in MS Word

यह मेन्यु बार का दूसरा मेन्यु होता हैं जिसमें Editing से सम्बंधित ऑप्शन होते हैं इसे ओपन करने की शॉर्टकट की Alt+E होती हैं | इससे सम्बंधित सभी ऑप्शन के बारे में जानकारी प्राप्त करने के लिए इस लिंक पर क्लिक करे|

View Menu in MS Word

व्यू मेन्यु का प्रयोग डॉक्यूमेंट को विभिन्न तरीके से देखने के लिये किया जाता है। इससे हम विभिन्न टूलबार को Show एवं Hide कर सकते हैं। इसमें कुल चौदह ऑप्शन होते है।

Insert Menu in MS Word

इस मेन्यु की सहायता से डॉक्यूमेंट में विभिन्न प्रकार के आब्जेक्ट को जोड़ा जा सकता है जैसे Page No., Date, Time, Symbol, Picture, Comment आदि इसमें कुल पंद्रह ऑप्शन होते है। जो निम्न प्रकार हैं |

Format Menu in MS Word

इस मेन्यु की सहायता से डॉक्यूमेंट की formatting की जा सकती है। इसमें सौलह ऑप्शन होते है। इसकी Shortcut Key की Alt+O है।

Tools Menu

इस मेन्यु में एमएस वर्ड के टूल होते है। जिसकी सहायता से एक अच्छे डॉक्यूमेंट का निमार्ण किया जा सकता है। इसकी Shortcut key Alt+T होती है।

Table Menu in MS Word

Table menu से टेबिल को बना कर टेबिल के साथ कार्य किया जा सकता है। इसमें चौदह ऑप्शन होते है। इसकी Shortcut key Alt+a होती है।

Windows Menu

Help Menu

How to start MS Word

 ऍम एस वर्ड  को प्रारंभ करना (Starting MS – Word)

Start Button पर Click करें |

All Program पर क्लिक करें |

Micro Soft office को Select कर MS Word पर क्लिक करे |

Start   –>   All Programs   –>    MS Office   –>   MS Word

MS Word को Shortcut key के द्वारा भी ओपन किया जा सकता हैं|

Window key + R प्रेस करें|

एक Run Dialog box ओपन होगा

इसमें Winword टाइप कर Enter प्रेस कर दें|

MS Word ओपन हो जायेगा|

माइक्रोसॉफ़्ट ऑफ़िस

 माइक्रोसॉफ़्ट का एक लोकप्रिय ऑफ़िस स्वीट है| माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस एक ऐसा पैकेज है जिसके द्वारा ऑफिस का सभी कार्य किये जा सकते है। हम जानते है ऑफिस में कई काम होते है जैसे पत्र का प्रारूप तैयार करना, गणना, सुचित्रित कार्य, प्रस्तुतीकरण, डाटाबेस प्रबंधन एवं ई-मेल आदि। इन सभी कार्य को कंप्यूटर के माध्यम से करने के लिए सॉफ्टवेयर का पैकेज माइक्रोसॉफ्ट ने तैयार किया है।

इतिहास

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस सर्वप्रथम सन् 1989 में माइक्रोसॉफ्ट कॉर्पोरेशन द्वारा मैक-ऑपरेटिंग सिस्टम के लिए शुरू किया गया। विंडोज ऑपरेटिंग सिस्टम के लिए 1990 में प्रथम संस्करण लाया गया [1]। माइक्रोसॉफ़्ट ऑफ़िस-2013 इसका वर्तमान संस्करण है।

प्रमुख सॉफ्टवेयर 

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस पैकेज के प्रमुख सॉफ्ट्वेयर निम्न प्रकार हैं

माइक्रोसॉफ़्ट वर्ड

माइक्रोसॉफ़्ट ऍक्सल

माइक्रोसॉफ़्ट पावरप्वाइण्ट

माइक्रोसॉफ़्ट एक्सेस

माइक्रोसॉफ़्ट पब्लिशर

माइक्रोसॉफ़्ट आउटलुक

माइक्रोसॉफ़्ट लिंक

माइक्रोसॉफ़्ट वननोट

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड (Microsoft Word)

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस स्वीट में शामिल एक लोकप्रिय शब्द संसाधक है। यह हमें टाइपिंग, एडिटिंग, फोर्मैटिंग एवं प्रिंटिंग की सुविधा प्रदान करता है । कार्यालय के दस्तावेजों को माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के माध्यम से सहेज कर रख सकते हैं ।

माइक्रोसॉफ्ट ऍक्सेल (Microsoft Excel)

(पूरा नाम: माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस ऍक्सल, मूल अंग्रेज़ी उच्चारण: माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस इकसेल) एक स्प्रेडशीट-अनुप्रयोग है जिसकी रचना और वितरण माईक्रोसॉफ्ट ने अपनी माइक्रोसॉफ्ट विन्डोज़ और मैक ओएस एक्स के लिए किया है। यह अनुप्रयोग माईक्रोसॉफ्ट ऑफिस का एक भाग है। माईक्रोसॉफ्ट एक्सेल की मुख्य विशेषताओं में इसकी गणना सुविधायें, रेखांकन उपकरण, पिवट तालिका और एक मैक्रो प्रोग्रामिंग भाषा वीबीए (VBA: विजुअल बेसिक फॉर एप्लीकेशन्स) शामिल हैं। 1993 में इसके संस्करण 5 के बाद से यह इन प्लेटफार्मों पर सबसे व्यापक रूप से प्रयोग होने वाला उपलब्ध स्प्रेडशीट अनुप्रयोग है।

माइक्रोसॉफ्ट पावरप्वाइण्ट (Microsoft Powerpoint)

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस स्वीट में शामिल एक लोकप्रिय प्रेजेंण्टेशन सॉफ्टवेयर है। इसका प्रथम संस्करण 22 मई 1990 को आया। यह विंडोज एवं एप्पल के मैक ऑपरेटिंग सिस्टम पर कार्य कर सकता है।

माइक्रोसॉफ्ट पॉवरपॉइंट प्रेजेंटेशन में मुख्या रूप से स्लाइड्स के माध्यम से बिषयवस्तु प्रदर्शित की जाती है।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस (Microsoft Acess)

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस को माइक्रोसॉफ्ट ऑफि एक्सेस के नाम से भी जाना जाता है यह एक डेटाबेस प्रबन्धन प्रणाली है, जिसकी रचना और वितरण माईक्रोसॉफ्ट ने अपनी माइक्रोसॉफ्ट विन्डोज़ और मैक ओएस एक्स के लिए किया है। यह अनुप्रयोग माईक्रोसॉफ्ट ऑफिस का एक भाग है। इसका उपयोग डेटाबेस बनाने, डेटाबेस को मैनेज करने, विश्लेषण करने एवं रिपोर्ट बनाने में किया जाता है।

माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक (Microsoft Outlook)

माइक्रोसॉफ्ट (Microsoft) की ओर से पर्सनल इन्फौर्मेशन मैनेजर है, जो दोनों रूपों में उपलब्ध है, एक पृथक अनुप्रयोग के रूप में और साथ ही साथ माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस (Microsoft Office) सूट के रूप में. वर्तमान संस्करण विंडोज के लिए माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक 2010 है और मैक (Mac) के लिए 2011.

हालांकि, मुख्य रूप से अक्सर एक ई-मेल अनुप्रयोग के रूप में प्रयुक्त, इसमें एक कैलेंडर, टास्क मैनेजर, कॉन्टैक्ट मैनेजर, नोट टेकिंग, एक पत्रिका और वेब ब्राउज़िंग शामिल है।

 

इसे एक स्वसम्पूर्ण अनुप्रयोग के रूप में इस्तेमाल किया जा सकता है, या एक संगठन में बहु उपयोगकर्ताओं के लिए यह माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज सर्वर (Microsoft Exchange Server) और माइक्रोसॉफ्ट शेयरपॉइंट सर्वर (Microsoft SharePoint Server) के साथ काम कर सकता है, जैसे कि साझा मेल बक्से और कैलेंडर, एक्सचेंज पब्लिक फोल्डर, शेयर पॉइंट सूची और तय कार्यक्रम को पूरा करना. तृतीय पक्ष के कुछ ऐसे ऐड-ऑन अनुप्रयोग हैं जो आउटलुक को अन्य उपकरणों जैसे ब्लैकबेरी मोबाइल फोन और अन्य सॉफ्टवेयर जैसे ऑफिस और स्काईपी (Skype) इंटरनेट संचार के साथ एकीकृत करते हैं। डेवलपर्स माइक्रोसॉफ्ट विजुअल स्टूडियो (Microsoft Visual Studio) का उपयोग करते हुए अपने स्वयं के कस्टम सॉफ्टवेयर बना सकते हैं जो आउटलुक और ऑफिस घटकों के साथ काम करे.इसके अलावा, विंडोज मोबाइल उपकरण लगभग सभी आउटलुक डेटा को आउटलुक मोबाइल में समक्रमिक कर सकते हैं .

Short cut key for Microsoft Office

Ctrl+W - Close the active window / document.

Ctrl+Z - - Undo an action.

Ctrl+Y - - Redo the last action or repeat an action.

Ctrl+S - Save a document.

Ctrl+P - Print a document.

Ctrl+K - Insert a hyperlink.

Alt+Left - Arrow Go back one page.

Alt+Right - Arrow Go forward one page.

Ctrl+C - Copy selected text or graphics to the Office Clipboard.

CtrlV - Paste the most recent addition to the Office Clipboard.

Ctrl+Shift+A - Format all letters as capitals.

Ctrl+B - Applies or removes bold formatting.

Ctrl+I - Applies or removes italic formatting.

Ctrl+= - Apply subscript formatting (automatic spacing).

Alt, F, A - Save As.

Alt, S, T, I - Insert Table of Contents.

Alt, S, T, R - Remove Table of Contents.

Alt, W, F - Full Screen Reading ? View > Document Views > Full Screen Reading.

Alt, W, R- Ruler. View > Show/Hide > Ruler.

Alt, F, X- Exit Word.

Ctrl + Shift + C - Copies the formatting of selected text

Ctrl + Shift + V - Pastes the formatting on selected text

Ctrl+1 - Single Line Spacing

Ctrl+2 - Double Line Spacing

Ctrl+5 - 1½ Line Spacing

Ctrl+0 12 pt- Space above paragraph

Ctrl+Shift+ > - Increase Font Size

Ctrl+Shift+ < - Decrease Font Size

Alt+Shift+D - Insert Date Field

Alt+Shift+T - Insert Time Field

Display Setting in Windows

 इस विकल्‍प से विंडो के विभिन्‍न घटक कैसे दिखने चाहिये, उनका रंग संयोजन, फॉन्‍ट का प्रकार, आदि सेट कर सकते हैं। इस विकल्‍प को क्लिक करने के बाद निम्‍न विंडो दिखाई देती हैं। इसमें पॉच टैब होते हैं।

Theme

थीम में सभी स्क्रिन विभिन्‍न घटक की सेटिंग एक साथ निश्‍चित की जाती हैं। विंडो में पहले से ही कुछ थीम बनी रहती हैं। किसी भी थीम को सिलेक्‍ट करने से स्क्रिन के सभी घटक उस थीम के अनुसार बदल जाते हैं। आप अपने सेटिंग को भी एक थीम के रूप में सेव कर सकते हैं।

Desktop

इस option द्वारा आप बैकग्राउंड में किसी वॉलपेपर को सेट कर सकते है इस विकल्‍प में background बॉक्‍स में विभिन्‍न पिक्‍चर फाइल के नाम दिखाई देते हैं, उन में से आप इक्छित फाइल सिलेक्‍ट कर सकते हैं या browser बटन को क्लिक कर अन्‍य फोल्‍डर के नाम दिखाई देते हैं, उन में से इच्छित फाइल को सिलेक्‍ट कर सकते हैं  Paint brush में बनाई हुई फाइल को भी आप Wallpaper पर सेट कर सकते हैं। इसमें नीचे की ओर तीन विकल्‍प हैं।

Center :- इस ऑप्शन का प्रयोग करने से इमेज स्क्रीन के बीचो बीच दिखाई देती हैं|

Tile :- इस विकल्‍प से भी इमेज इसके मूल आकार में ही रहती हैं, लेकिन स्क्रिन के आकार के अनुसार इमेज एक से अधिक बार दर्शाई जाती हैं।

Stretch :- इस विकल्‍प से इमेज का आकार स्क्रिन के आकार में फैल जाता हैं, अर्थात् इमेज का आकार स्क्रिन के आकार के अनुसार छोटा या बड़ा किया जा सकता हैं।

Screen Saver

जब कम्‍प्‍यूटर पर कुछ देर के लिए काम नही कर रहे हैं, तब स्क्रिन पर एक मैसेज या पिक्‍चर दिखाई देती हैं, उस मैसेज या पिक्‍चर को Screen Saver कहा जाता हैं। Screen Saver में blank Screen भी एक विकल्‍प हैं, जिससे जब कुछ देर के लिए काम बंद हो, तब सिर्फ काले रंग की स्क्रिन दिखाई देती हैं। इससे इलेक्ट्रिक की बचत होती हैं जो Screen Saver लागू करना हैं, उसे Screen Saver लिस्ट से सिलेक्‍ट करे। यदि आपको कुछ टेक्‍स्‍ट या पिक्‍चर डालना हैं, तब Setting विकल्‍प से उसे सेट करें।

Appearance

इस विकल्‍प के विंडो के डायलॉग बाक्‍स, कंमाड बटन आदि में प्रयोग होने वाले रंग संयोजन, फोन्‍ट का आकार, प्रकार आदि सेट कर सकते हैं। विंडो में कुछ पूर्वनिर्धारित रंग एवं फान्‍ट संयोजन हैं, आप उन में से इच्छित संयोजन चुन सकते हैं।

Setting

इस विकल्‍प में मॉनिटर एवं डिस्‍प्‍ले कार्ड कि सेटिंग कि जाती हैं। इसमें Screen resolution एवं Color quality सेट कर सकते हैं।

Start Menu in windows

 Start menu, task Bar के दाई ओर प्रदर्शित होता हैं इस पर क्लिक करने से निम्न Menu प्रदर्शित होता हैं यह Windows 95, 98, 2000, XP, 7 व अन्य में अलग अलग होता हैं| जैसे Windows XP Professional में Start Menu इस प्रकार हैं |

Program/Program Manager option

यह प्रोग्राम ग्रुप अनुप्रयोगों को शुरू करने के लिए सबसे पहली प्रक्रिया को प्रारंभ करता हैं इससे हम किसी भी सॉफ्टवेयर को प्राप्त कर सकते हैं जैसे – MS Office, Page maker, Photoshop, Games आदि|

My Documents

यदि My Document option पर क्लिक करते हैं तो यह यूजर के अंतिम 15 दस्तावेजों को खोलता हैं | यूजर चाहे गए document को open कर सकता हैं यह किसी अंतिम डॉक्यूमेंट को खोलने का आसान तरीका हैं|

Setting option

कंप्यूटर की हार्डवेयर या सॉफ्टवेयर की बहुत सी व्यवस्थाओं को सेटिंग विंडो द्वारा नियंत्रित किया जा सकता हैं, इसमें Control panel, Printer, Tool Bar एवं Start menu आदि आप्शन होते हैं|

Find and Search option

डिस्क अथवा इन्टरनेट में फाइल व फ़ोल्डर्स को खोजने के लिए Find अथवा सर्च ऑप्शन का प्रयोग किया जाता हैं इसमें फाइलें, फ़ोल्डर्स को Date, type अथवा Size के आधार पर खोजा जा सकता हैं|

Help option

विंडोज हमें अनेक प्रश्नों के उत्तर के लिए हेल्प ऑप्शन प्रदान करती हैं इससे हम FAQ (Frequently asked Question) का लाभ उठा सकते हैं|

Run option

इसके द्वारा किसी प्रोग्राम के क्रियान्वयन अथवा फोल्डर को खोलने के लिए निर्देश टाइप किये जा सकते हैं | जैसे – winword टाइप करने पर MS Word, excel टाइप करने पर MS Excel, CMD टाइप करने पर Command prompt विंडो खुल जाती हैं|